ChatGPTで議事録を作成する方法と効率化の秘訣

はじめに
1. ChatGPTを使った議事録作成のメリットとは？
2. ChatGPTで議事録を自動生成する手順
この記事のポイント
3. 最適なプロンプトの使い方
1. 3-1. 議題に合わせたプロンプトの作成方法
2. 3-2. ChatGPTの出力を高めるためのプロンプト調整テクニック
4. ChatGPTを使う際の注意点
5. まとめ（ChatGPTで議事録を作成する方法）
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はじめに

議事録作成は、多くのビジネスシーンで不可欠なタスクですが、手作業では時間がかかり、ミスが発生しやすいものです。近年、AI技術の進歩により、ChatGPTを使った議事録作成が注目を集めています。

この記事では、ChatGPTを活用した議事録作成のメリット、具体的な方法、そして最適なプロンプトの活用法について詳しく解説します。これにより、効率的に正確な議事録を作成するためのステップが理解できるでしょう。

1. ChatGPTを使った議事録作成のメリットとは？

1-1. 議事録作成の時間を大幅に短縮できる

従来の手動による議事録作成には、1時間の会議に対して平均4〜5時間の作業時間がかかると言われています。これに対し、ChatGPTを活用することで、議事録の作成時間を大幅に削減することが可能です。

例えば、会議の音声を文字起こしツールでテキスト化し、そのテキストをChatGPTに入力するだけで、数分以内に議事録の要点が出力されます。これにより、余計な作業を減らし、他の重要な業務に集中できる時間が増えます。

1-2. 情報の正確性が向上し、漏れのない記録が可能

議事録を作成する際、手動で書き取ると重要な情報を見落とすことが少なくありません。ChatGPTは、事前に入力されたテキストをもとに、要点を逃さずに議事録を作成します。

さらに、文法や表現の修正も自動で行うため、読みにくい部分や不正確な箇所が少なくなります。たとえば、複雑なプロジェクトの進行管理でも、ChatGPTを使えば効率的に正確な記録が残せます。

1-3. チーム全体の業務負担が軽減される

議事録作成は通常、特定のメンバーに負担が集中しがちですが、ChatGPTを活用することでこの負担を分散できます。特に、会議後にすぐに議事録が自動生成されるため、従来のように長時間の手作業が不要です。

結果として、チーム全体の効率が向上し、他の重要なタスクにも集中できる環境が整います。

2. ChatGPTで議事録を自動生成する手順

2-1. 会議の音声やメモを準備する

ChatGPTで議事録を作成するには、まず会議の音声やメモを準備します。録音デバイスや音声記録ツールを活用し、会議内容を正確に記録しましょう。

例えば、CLOVA Noteなどの文字起こしツールを使うと、音声をテキストに変換することが簡単になります。

2-2. 文字起こしツールを使用してテキスト化する

次に、会議の音声データを文字起こしツールを使ってテキスト化します。例えば、Googleドキュメントの音声入力機能や、専門の文字起こしソフトを利用すると、効率的にテキストデータを生成できます。これにより、ChatGPTに入力するための基礎が整います。

2-3. ChatGPTに議事録を要約・作成させる方法

文字起こしが完了したら、ChatGPTにそのテキストを入力します。プロンプトには、会議の要点や決定事項を強調する指示を入れましょう。たとえば、「この議事録を経営陣が理解しやすい形で要約し、重要なアクションポイントを明確にしてください」といった指示が効果的です。

この記事のポイント

ポイント	内容
時間短縮	ChatGPTを使えば議事録作成時間が大幅に減少
正確性向上	自動生成により、漏れのない議事録が作成可能
業務負担の軽減	議事録担当者の作業が軽減され、チームの効率がアップ

3. 最適なプロンプトの使い方

3-1. 議題に合わせたプロンプトの作成方法

ChatGPTに正確な議事録を生成してもらうためには、プロンプトの設定が重要です。

たとえば、「2023年9月15日のプロジェクト会議の要点と決定事項を議事録として記録してください。この議事録はチームリーダーが確認します」というように、会議の日付、内容、対象者を明確に指示しましょう。

3-2. ChatGPTの出力を高めるためのプロンプト調整テクニック

プロンプトを調整することで、出力の精度が向上します。例えば、議事録のトーンをフォーマルにしたい場合、「正式かつ専門的なトーンで」と指示することで、よりビジネスに適した議事録が生成されます。

具体的な例として、経営陣向けの議事録では、要点を箇条書きにし、各アクション項目に担当者と期限を明記する指示が効果的です。

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4. ChatGPTを使う際の注意点

4-1. プライバシーやセキュリティに配慮したデータ管理

議事録作成には、機密情報や個人情報が含まれる場合があります。ChatGPTを使う際は、これらの情報が第三者に漏れないように注意しましょう。

たとえば、個人名や企業名はイニシャルで表記するなど、データの匿名化を行うことが重要です。

4-2. ChatGPTの自動生成結果を手動で修正するポイント

ChatGPTが生成した議事録は、8〜9割は正確ですが、完全ではないこともあります。特に専門用語の使い方や文脈の不整合がある場合は、手動で修正する必要があります。

例えば、技術会議などでは、専門用語が正しく使われているかどうかを確認し、必要に応じて修正しましょう。

4-3. 専門用語や重要な情報の正確性をチェックする必要性

ChatGPTは汎用的なAIツールのため、業界特有の専門用語やニュアンスを誤解することがあります。そのため、議事録の最終確認では、専門的な知識を持ったメンバーが確認し、正確性を担保することが必要です。

具体例として、医療や法律関係の会議では、専門的な知識が求められる場面が多いため、注意が必要です。

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5. まとめ（ChatGPTで議事録を作成する方法）

ChatGPTを活用すれば、議事録作成の手間を大幅に軽減でき、精度も向上します。特に会議の要点を漏れなく記録し、時間を節約できる点が大きなメリットです。今後も、ChatGPTを活用して業務を効率化し、ビジネスの現場でより生産的な環境を整えることが期待されます。

ChatGPTは、議事録作成における時間短縮と業務効率化に大いに役立つツールです。会議の音声をテキスト化し、その後ChatGPTで要点を自動生成することで、正確かつ迅速に議事録を完成させることができます。また、適切なプロンプトの使用やセキュリティに配慮したデータ管理を行うことで、さらに効果的な運用が可能です。

議事録の自動生成により、これまで手間がかかっていた作業が大幅に効率化され、チーム全体の生産性向上にも貢献します。今後もChatGPTを活用し、ビジネスの現場での業務改善を進めていくことが期待されます。